Préambule:

La composition du Conseil d'administrations et la représentativité attribuée à chacun de ses membres sont régies par les articles suivants des statuts, qui disent entre autre :

Art. 19 :

« Le Conseil d'administration se compose d'un délégué de chaque membre collectif, de trois délégués des membres associés et d'un délégué des membres individuels.

Les délégués des membres collectifs sont désignés par leur association. Les délégués des membres associés et des membres individuels sont élus par l'Assemblée générale»

Art. 23 :

« Le Conseil peut valablement délibérer si tous les membres ont été convoqués et si la moitié au moins sont présents »

Fonctionnement du Conseil d'administration:

Dans le but de clarifier son fonctionnement et d'assurer la présence d'au moins la moitié des membres (voir art 23 des statuts), le Conseil d'administration édicte le présent règlement.

• Chaque délégué est en principe tenu de répondre à la convocation de la présidence.
• Il se peut toutefois que pour des raisons importantes, il en soit empêché ; dès lors et afin d'éviter un manque de présences, et pour palier à ces absences, le Conseil d'administration peut faire appel à des suppléants.
• Chaque délégation, membres collectif ou membre associé peut désigner des suppléants selon son propre mode de désignation statutaire, élection, cooptation ou autre.
• Le délégué ne peut lui-même désigner son suppléant.
• Les membres individuels ne peuvent faire appel à un suppléant, en cas d'empêchement, ils sont excusés, pour autant qu'ils en aient fait part au Conseil.
• L'identité des suppléants doit être communiquée par écrit au Conseil.
• Le suppléant désigné se voit dès lors attribué les même droits et les mêmes obligations que le délégué qu'il remplace, ceci uniquement pour la ou les séances lors desquels il assumera la suppléance.
• L'absence du délégué et son remplacement par son suppléant doivent être annoncés au président du Conseil, par écrit ou par courrier électronique au minimum 3 jours avant la séance.
• Le remplacement du délégué par son suppléant sera mentionné au procèsverbal.▪ Le délégué qui se fait remplacer par son suppléant le tient informé de l'ordre du jour et le renseigne sur les objets qui y seront traités.
• Le suppléant doit en retour informer le délégué des délibérations auxquelles il a participé.
• S'ils ne peuvent assister à une séance du Conseil d'administration, les membres associés et/ou individuels ont la possibilité de donner une procuration à un membre du dit Conseil.
• Elle donne le droit de vote à celui qui la détient, au nom de celui qui l'a donnée.
• La procuration n'est valable que pour la séance concernée, dès lors, si un membre associé et/ou individuel est empêché à plusieurs reprises, il doit à chaque fois la renouveler.
• Un membre du Conseil ne peut détenir qu'une seule procuration.

Le présent règlement a été adopté par le Conseil d'administration dans sa séance du 31 mai 2015 à Berlin.

Il entre immédiatement en vigueur.